Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst ("VWO") maakt deel uit van de algemene voorwaarden en geldt automatisch tussen de organisatie die Attenova gebruikt (de "Verwerkingsverantwoordelijke") en ATTENOVA (de "Verwerker"; ondernemingsgegevens worden aangevuld na inschrijving), voor zover Attenova persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de organisatie.

1. Voorwerp en duur

Attenova verwerkt in opdracht van de organisatie persoonsgegevens van haar medewerkers en leden, uitsluitend om de dienst te leveren (planning, verlofbeheer, tijdsregistratie, meldingen en rapportering). De VWO geldt zolang de organisatie de dienst gebruikt.

2. Aard van de gegevens en betrokkenen

Betrokkenen: medewerkers en leden van de organisatie. Gegevens: identificatiegegevens (naam, e-mailadres), planning- en aanwezigheidsgegevens (diensten, verlof en afwezigheden, geklokte tijden, eventuele geofence-controle op het moment van klokken), rol- en teamtoewijzingen en meldingsvoorkeuren. Geen bijzondere categorieën van gegevens, al kan uit afwezigheidscodes indirect gezondheidsgerelateerde informatie blijken (bv. "ziek"); de organisatie bepaalt zelf welke codes ze gebruikt.

3. Verplichtingen van Attenova

• Verwerkt de gegevens uitsluitend op instructie van de organisatie (zoals gegeven via de instellingen en het gebruik van het platform) en nooit voor eigen doeleinden.
• Verwerkt en host alle gegevens binnen de Europese Unie.
• Neemt passende technische en organisatorische maatregelen (versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden, rolgebaseerde toegang, correctiesporen op tijdsregistraties, versleutelde back-ups).
• Waarborgt vertrouwelijkheid van al wie voor Attenova toegang heeft tot de gegevens.
• Meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de organisatie raakt zonder onredelijke vertraging nadat Attenova er kennis van heeft genomen, met de informatie die de organisatie redelijkerwijs nodig heeft voor haar eigen meldplicht.
• Helpt de organisatie redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, verwijdering) en bij haar verplichtingen inzake beveiliging, inbreukmeldingen en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
• Informeert de organisatie onmiddellijk als een instructie naar het oordeel van Attenova in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving.

4. Subverwerkers

De organisatie geeft algemene toestemming voor deze subverwerkers: Brevo (e-mailverzending, EU), Stripe (betalingsverwerking), Backblaze (versleutelde back-ups, EU-regio) en Google (enkel de aanmeldfunctie, als een gebruiker daarvoor kiest). Attenova legt aan elke subverwerker via overeenkomst dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als in deze VWO. Wijzigingen aan deze lijst kondigen we vooraf aan; bij bezwaar kan de organisatie de overeenkomst beëindigen en haar gegevens exporteren.

5. Audit

Attenova stelt op verzoek redelijke informatie ter beschikking om naleving van deze VWO aan te tonen. Een audit ter plaatse kan maximaal eenmaal per jaar, na afspraak, op kosten van de organisatie, en zonder toegang tot gegevens van andere klanten.

6. Einde

Bij beëindiging kan de organisatie haar gegevens exporteren. Op verzoek, verwijdert Attenova binnen een redelijke termijn na beëindiging alle persoonsgegevens van de organisatie definitief, behoudens wettelijke bewaarplichten; back-ups roteren daarna automatisch uit.

← Terug naar de startpagina